Finance and Administration Associate (50%)
Fachperson Finanzen und Administration (50%)
Arbeitsort: Zug | Stellenantritt nach Absprache – idealerweise Anfang 2027
Über die Ursimone Wietlisbach Foundation
Die Ursimone Wietlisbach Foundation ist eine ambitionierte und international ausgerichtete Stiftung mit Sitz in Zug. Als Total Impact Platform verbindet die Stiftung strategische Philanthropie, langfristige Partnerschaften, wirkungsorientierte Vermögensanlagen und unternehmerisches Denken, um Menschen ein gesünderes, selbstbestimmteres und ausgeglicheneres Leben zu ermöglichen und nachhaltige Wirkung zu erzielen.
Die Position
Wir suchen eine zuverlässige, sorgfältige und selbstständige Persönlichkeit, die Finanzen, Administration und Office Management eigenverantwortlich betreut.
Sie sind die zentrale Anlaufstelle für Administration und Finanzen und arbeiten eng mit dem Head of Operations, dem CEO und dem Head of Finance zusammen. Während der Head of Operations die Prozesse steuert und weiterentwickelt, verantworten Sie deren verlässliche Umsetzung im Tagesgeschäft.
Die Stelle verbindet fundierte Kenntnisse in Finanzen und Buchhaltung mit Freude an Organisation und an der laufenden Verbesserung von Arbeitsabläufen. Sie arbeiten gerne hands-on und sorgen dafür, dass sowohl die finanziellen als auch die administrativen Aufgaben im Tagesgeschäft reibungslos funktionieren – von Zahlungsläufen und Budgetübersichten bis zu Bestellungen, Büroorganisation und internen Anlässen.
Ihre Aufgaben
Finanzen
- Abwicklung des Rechnungsprozesses: Prüfung, Erfassung und Kontierung in Abacus, Belegablage und Vorbereitung der Freigabe
- Vorbereitung und Koordination der monatlichen Zahlungsläufe für Lieferantenrechnungen und Vergabungen, inkl. Pflege der Bankangaben und Rückbestätigungen (Callback)
- Bearbeitung von Spesen und Kreditkartenabrechnungen
- Erstellung und laufende Aktualisierung von Budgetübersichten; Mitarbeit bei Budgetkontrollen und Reporting
- Auswertungen zu Vergabungen und Zahlungen sowie Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen
Administration und Office Management
- Administrative Unterstützung bei ausgewählten Investitions- und Vergabeprozessen (Dokumente, Datenpflege, Korrespondenz)
- Office Management: Post, Bestellungen, Büromaterial, Bearbeitung der allgemeinen Info-Mailbox, Koordination externer Dienstleister
- (Mit-)Organisation von Teamsitzungen, Workshops und internen Anlässen
- Administrative Unterstützung des Teams in vielfältigen organisatorischen und administrativen Belangen
- Pflege, laufende Aktualisierung und Weiterentwicklung des Organisationshandbuchs
Digitalisierung und Prozessverbesserung
- Mitwirkung bei der Optimierung administrativer und finanzieller Prozesse.
- Unterstützung bei der Evaluation und dem Einsatz digitaler und KI-gestützter Hilfsmittel zur Effizienzsteigerung der Stiftung.
- Administrative Unterstützung bei der Pflege von Dokumenten, Präsentationen und internen Vorlagen.
Ihr Profil
Sie sind ein:e Allrounder:in, arbeiten gerne selbstständig und fühlen sich in einem kleinen, dynamischen Umfeld wohl. Idealerweise bringen Sie mit:
- fundierte Kenntnisse und praktische Erfahrung in Finanzen und Buchhaltung
- Erfahrung mit Rechnungsbearbeitung, Zahlungsverkehr, Spesen und Budgetübersichten
- ein ausgeprägtes Auge für Details und eine sorgfältige Arbeitsweise
- hohe Eigenverantwortung und die Fähigkeit, selbstständig Prioritäten zu setzen
- Freude an Administration und Office Management, auch an praktischen, kleineren Aufgaben
- eine pragmatische, flexible und lösungsorientierte Arbeitsweise
- Ausgeprägte Affinität zu digitalen Tools und KI-Anwendungen sowie Freude daran, Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten
- sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift; die Stiftungsarbeit erfolgt in einem zweisprachigen (Deutsch/Englisch) Umfeld.
- Erfahrung mit Abacus (von Vorteil)
Arbeitsmodell
Die Position umfasst ein Pensum von 50%.
Der Stellenantritt ist nach Vereinbarung – idealerweise Anfang 2027. Eine sorgfältige Übergabe ist gewährleistet.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung bis spätestens am Samstag, 24. Oktober 2026.
