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Leiter*in Administration 80-100 %, m/w/d

SwissFoundations – die Stimme der Schweizer Förderstiftungen, 2001 gegründet, vereinigt die gemeinnützigen Förderstiftungen der Schweiz und verhilft diesen zu einer starken und unabhängigen Stimme. Als aktives und der Innovation verpflichtetes Netzwerk fördert  SwissFoundations den Erfahrungsaustausch, die Transparenz und die Professionalität im Schweizer Stiftungssektor. Der Verband steht grossen wie kleinen, regional wie international tätigen Stiftungen mit Sitz in der Schweiz oder in Liechtenstein offen.
Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir per sofort oder nach Vereinbarung eine*n

Leiter*in Administration 80-100 %, m/w/d 

Diese vielseitige und anspruchsvolle Drehscheibenfunktion vereinigt diverse spannende Aufgaben in den Bereichen Sekretariat, Assistenz der Geschäftsführung, Mitgliederadministration, Human Resources, Buchhaltung. Selbständigkeit und eine ausgeprägte Dienstleistungsorientierung sind wichtige Voraussetzungen für diese Position, die folgende Hauptaufgaben umfasst:

Leitung der Verbandsadministration

  • Mitgliederadministration (Verrechnung Jahresbeiträge, Aufnahmeunterlagen, allg. Korrespondenz)
  • Assistenz der beiden Co-Geschäftsführerinnen, Terminkoordination
  • Drehscheibenfunktion/Überblick über die Geschäfte in den Geschäftsstellen (Zürich und Genf)
  • Organisation von Vorstandssitzungen, Retraiten, Protokollführung
  • Planung, Koordination und Unterstützung von Projekten und Veranstaltungen

Buchhaltung & HR (in Koordination mit der externen Buchhaltung)

  • Zahlungsverkehr sowie Buchhaltungsaufgaben
  • Administration Human Resources, Zuarbeiten zur Lohnbuchhaltung
  • Vorbereiten der Unterlagen für die Kontrolle der Jahresberichte

IT & Internet

  • Verantwortung über die IT-Infrastruktur: Datenbanken, Cloud Dienste, Videotelefonie u.ä.
  • Ansprechperson als Datenschutzbeauftragte:r
  • First Level Support und redaktionelle Unterstützung beim Unterhalt der Website (Wordpress)

Weitere Aufgaben umfassen allgemeine Administrationsaufgaben sowie die Verwaltung von Büromaterial und Unterstützung bei der Planung von Geschäftsreisen der Geschäftsstelle inkl. Vorstand.

Das erwarten wir von Ihnen

Sie sind selbständig, engagiert und zuverlässig, verfügen über eine exakte Arbeitsweise, analytisches Denken und schätzen die Arbeit in einem dynamischen Umfeld. Auch in hektischen Zeiten bewahren Sie die Übersicht und tragen zu einem positiven Teamspirit bei. Idealerweise bringen Sie folgenden Rucksack mit:

  • Abgeschlossene KV-Lehre oder Handelsmatura, Fachhochschule (Bachelor Bereich BWL)
  • Erfahrung im selbständigen Führen eines Sekretariats, von Vorteil wäre Verbandssekretariat
  • Sehr gute MS-Office-Kenntnisse und eine hohe IT-Affinität, Erfahrung mit Mitgliederdatenbanken
  • Kenntnisse in der Führung bzw. Vorbereitung der Buchhaltung (Kontierungen)
  • Content Management System-Kenntnisse oder die Bereitschaft, die Pflege der Website zu erlernen
  • Erfahrung in der Organisation von Sitzungen und kleineren Veranstaltungen
  • Einwandfreies Deutsch, gute Französisch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift (Italienisch von Vorteil)

Bei uns erwartet Sie ein schöner Arbeitsplatz in der Zürcher Altstadt sowie ein motiviertes und dynamisches Team.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung, welche Sie bitte bis zum 5. Februar 2023 zusammengefasst in einem PDF-Dokument an bewerbung@kampahire.ch senden.



Leiter*in Administration 80-100 %, m/w/d

Zürich
Festanstellung
1-3 Jahre
Lehrabschluss
Anderer Abschluss

Veröffentlicht am 27.01.2023

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