Zum Hauptinhalt springen

Verwaltungssekretär*in mit Leitungsfunktion 80-90%

Institut für Epidemiologie, Biostatistik und Prävention, Abteilung Prävention und Gesundheitsförderung

Verwaltungssekretär*in mit Leitungsfunktion
80-90 %

Prävention und Gesundheitsförderung Kanton Zürich, angesiedelt am Institut für Epidemiologie, Biostatistik und Prävention der Universität Zürich, setzt sich für die Gesundheit der Zürcherinnen und Zürcher ein. Wir arbeiten im Auftrag der Gesundheitsdirektion. Im Rahmen von kantonalen Programmen setzen wir eine breite Palette an Projekten um, koordinieren die Prävention im Kanton und informieren die Bevölkerung mittels Publikationen, Kampagnen und Veranstaltungen.

Ihre Aufgaben
Sie leiten das dreiköpfige Sekretariatsteam, bestehend aus einer Verantwortlichen für Finanzen und Personaladministration, einer Verantwortlichen für Drucksachenverwaltung, Bestellwesen und Datenmanagement (insbes. Adressverwaltung) und Ihnen. Sie garantieren einen reibungslosen Ablauf aller Sekretariatsaufgaben. Sie gewährleisten insbesondere, dass Anfragen der Öffentlichkeit und von Kooperationspartnern kompetent und effizient beantwortet werden. Zu Ihrer Führungsaufgabe gehört die Ressourcenplanung im Sekretariat. Zudem sind Sie die erste Ansprechperson in der fachlichen Begleitung der Sekretariatsmitarbeitenden, insbesondere im Rechnungswesen, beim Datenmanagement und in der Personaladministration. In Ihren Zuständigkeitsbereich fällt die administrative Unterstützung unserer Programmleitenden, der Abteilungsleiterin und der Geschäftsführerin BGM Forum Zürich. Dabei übernehmen Sie die Terminkoordination, das Vor- und Nachbereiten von Sitzungen, das Verfassen von Protokollen, die Korrespondenz mit den Kooperationspartnern sowie das Korrekturlesen von Texten. Sie organisieren Veranstaltungen (Räumlichkeiten, Verpflegung, Anmeldungen, Tagungsunterlagen) und managen Empfang- und Helpdesk an Veranstaltungen. Beim BGM Forum übernehmen Sie zudem das Rechnungswesen und den Auskunftsdienst.

Ihr Profil

Erwartet werden neben einer kaufmännischen Grundausbildung fachliche Fortbildungen in der Finanzund Personaladministration sowie mehrjährige Berufserfahrung im Bereich des Rechnungswesens, Personaladministration, Event- und Projektmanagement. Sie verfügen zudem über mehrjährige Führungserfahrung. Dienstleistungsorientierung, Genauigkeit, Sorgfalt, Flexibilität, Belastbarkeit und gute Kommunikationsfähigkeiten sind gefordert. Interesse an der Finanzadministration ist eine wichtige Voraussetzung. Sehr gute Anwenderkenntnisse in Word, Excel, Powerpoint, Filemaker und SAP, sowie stilsicheres Deutsch sind zwingend nötig, mündliche Englisch- und Französischkenntnisse von Vorteil.

Wir bieten Ihnen

Wir bieten eine interessante Tätigkeit im Gebiet der Prävention und Gesundheitsförderung. Der Arbeitsplatz befindet sich in der Nähe des Hauptbahnhofs Zürich. Die Entlöhnung und Sozialleistungen erfolgen nach dem Reglement des Kantons Zürich.

Arbeitsort
Hirschengraben 82, 8001 Zürich

Stellenantritt
Der Stellenantritt erfolgt nach Vereinbarung. Bitte reichen Sie Ihre Bewerbung bis am 18. Juni 2021 ein.

Weitere Auskünfte
sibylle.brunner@uzh.ch
Telefon 044 634 46 29

Bitte bewerben Sie sich über unser Stellenportal www.jobs.uzh.ch



Stellenbeschreibung als PDF: 

Verwaltungssekretär*in mit Leitungsfunktion 80-90%

Universität Zürich
Zürich
Festanstellung
1-3 Jahre
Lehrabschluss
Anderer Abschluss

Veröffentlicht am 08.06.2021

Jetzt Job teilen