Zürich Office Manager and Assistant

Inklusion und Vielfalt bei Médecins Sans Frontières (MSF)

Entsprechen Ihre Qualifikationen und Erfahrungen nicht genau allen Anforderungen der Stelle?

Bei MSF OCG setzen wir uns für eine inklusive Kultur ein, die die vielfältigen Stimmen unserer Mitarbeitenden unterstützt und verstärkt. Wir streben danach, Arbeitsplätze zu schaffen, an denen Teams von Menschen mit unterschiedlichen Hintergründen, Eigenschaften, Perspektiven, Ideen und Erfahrungen zusammenarbeiten, um die soziale Mission von MSF voranzubringen und bessere Ergebnisse für unsere Patienten und die Gemeinschaften, mit denen wir arbeiten, zu erzielen.

Wir verstehen, dass manche Menschen zögern könnten, sich zu bewerben, wenn sie nicht alle aufgeführten Anforderungen erfüllen. Untersuchungen zeigen, dass dies insbesondere auf Frauen zutrifft. Wenn Sie glauben, dass Ihr Profil gut zu dieser Position passt, laden wir Sie ein, sich zu bewerben, auch wenn Sie nicht alle genannten Qualifikationen erfüllen.

Wir ermutigen Bewerbungen von Personen jeden Geschlechts, Alters, sexueller Orientierung, ethnischer Herkunft, Hintergrunds, Religion, Glaubens, mit unterschiedlichen Fähigkeiten und allen anderen Diversitätsmerkmalen.

MSF toleriert keine sexuelle Ausbeutung und keinen Missbrauch, keine Diskriminierung oder Belästigung, einschließlich sexueller Belästigung. Alle ausgewählten Kandidaten werden einer Referenzüberprüfung unterzogen

Kontext & Mission

Ärzte ohne Grenzen/Médecins Sans Frontières (MSF) ist als eine der weltweit grössten medizinischen Nothilfeorganisationen überall dort im Einsatz, wo Menschenleben bedroht sind. Bewaffnete Konflikte, aber auch Epidemien, Pandemien und Naturkatastrophen oder die Ausgrenzung vom Gesundheitswesen gehören zu den Gründen für unsere Einsätze.

Ärzte ohne Grenzen ist unabhängig von allen politischen, religiösen oder militärischen Mächten und handelt unter Berücksichtigung der medizinischen Bedürfnisse unparteiisch. Die Unabhängigkeit der Organisation wird dadurch sichergestellt, dass 96 Prozent der Einnahmen aus privaten Spenden stammen.

Das Büro von Ärzte ohne Grenzen in Zürich vertritt die Organisation gegenüber öffentlichen und privaten Anspruchsgruppen sowie gegenüber der Schweizer Regierung. Es unterstützt die Einsatzzentrale in Genf in den Bereichen Fundraising, Personalwesen sowie Medien und Öffentlichkeitsarbeit in der Deutschschweiz.

In Ihrer Funktion als Assistant & Officer Manager unterstützen Sie die Repräsentantin von Ärzte ohne Grenzen & Zurich Head of Office in administrativen Belangen (inkl. externe Beziehungen). Sie gewährleisten zudem einen reibungslosen Ablauf der Büro- und Frontoffice-Prozesse sowie des Facility Managements in Zürich.

Verantwortungsbereich

• Unterstützung des Zurich Head of Office bei der Planung und Koordination der täglichen Agenda, der Termine sowie der internen und externen Meetings

• Organisation von Büro- und Abteilungsmeetings sowie Veranstaltungen, die in oder von der Geschäftsstelle in Zürich ausgerichtet werden, einschliesslich Terminplanung, Protokollführung und logistischer Planung

• Verantwortlich für Frontoffice-Aufgaben (Empfang, Besuchermanagement, offizielle Korrespondenz per E-Mail, Bearbeitung von telefonischen und anderen Anfragen)

• Verantwortlich für die administrativen Belange des Büros, einschliesslich Material- und Lagermanagement sowie Bearbeitung von Rechnungen

• Enge Zusammenarbeit mit Logistikabteilung in Genf und lokalen Dienstleistungsanbietern

• Fördern eines effizienten Wissensaustauschs und einer strukturierten Dokumentenverwaltung

Mitarbeitenden in Zürich Profil

Ausbildung

Erforderlich:

• Kaufmännische Ausbildung mit eidg. Fachausweis oder vergleichbare Ausbildung oder

• Abschluss auf Tertiärstufe oder gleichwertiger Abschluss

Erwünscht:

• Zusätzliche fachrelevante Weiterbildungen oder Zertifikate

Erfahrung

Erforderlich:

• Erfahrung als Assistent:in im Bereich Projektkoordination und Projektmanagement

Erwünscht:

• Berufserfahrung bei einer NGO / internationalen Organisation von Vorteil

Sprachen

Erforderlich:

• Deutsch und Schweizerdeutsch (fliessend – Niveau C2)

• Französisch und Englisch (fliessend in Wort und Schrift – Niveau C1)

Erwünscht:

• Italienisch von Vorteil  

Fachkompetenzen

• Fundierte Office- und Administrationskompetenzen, dienstleistungsorientierte und exakte Arbeitswiese

• Erfahrung in Facility- und Event-Management

• Erfahrung im NGO- und/oder humanitären Bereich von Vorteil

• Sehr gute IT-Anwenderkenntnisse (MS Office, Internetrecherche, digitale Tools)

  Sozialkompetenzen

• Strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise

• Dynamische, motivierte Persönlichkeit mit hoher Sozialkompetenz und diplomatischem Geschick

• Teamfähigkeit, selbständige und lösungsorientierte Arbeitsweise

• Wertschätzung für ein funktionierendes Arbeitsumfeld (Prozesse, Räumlichkeiten)

• Setzt sich Wohlbefinden der übrigen Mitarbeitenden ein

• Flexibel und offen für Veränderungen

• Fähigkeit zur Arbeit in einem multikulturellen, multidisziplinären Team

Arbeitsbedingungen

• Unbefristeter Vertrag, 100%

• Arbeitsplatz: Zürich

• Ideales Startdatum: 5. Januar 2026

• Bruttojahresgehalt (100%): zwischen CHF 80’856.- bis CHF 97’224.- (Gehalt entsprechend der Erfahrung und dem internen Gehaltsschema)

Bewerbung

Es werden nur Bewerbungen berücksichtigt, die über unsere Bewerbungsplattform eingereicht werden. Die Bewerbungen müssen folgendes enthalten

• Lebenslauf (maximal 2 Seiten)

• Motivationsschreiben (maximal 1 Seite)

• Die Dokumente müssen auf Deustch oder Englisch eingereicht werden.

Die Bewerbungsfrist endet am 30. November 2025.

Wir behalten uns das Recht vor, diese Stelle früher zu schliessen, falls wir eine ausreichende Anzahl qualitativ hochwertiger Bewerbungen erhalten.

BEWERBEN

Inclusivity and Diversity at MSF

Do your qualifications and experience not exactly match all requirements of the job?

At MSF OCG, we are committed to an inclusive culture that supports and amplifies the diverse voices of our staff members. We strive to create workplaces where teams of people with diverse backgrounds, characteristics, perspectives, ideas and experiences work together to advance MSF's social mission and create better outcomes for our patients and the communities we work with.

We understand that some people may hesitate to apply for employment if they don't meet all listed job requirements. Research shows that this is especially true for women. If you believe your profile is a good match for this position, we invite you to apply even if you don’t fulfil every listed qualification.

We encourage applications from individuals of all genders, ages, sexual orientations, ethnicities, background, religions, beliefs, ability status, and all other diversity characteristics.

MSF does not tolerate sexual exploitation and abuse, any kind of discrimination or harassment, including sexual harassment. All selected candidates will undergo reference checks.

Context & mission

Médecins Sans Frontières is an independent, international medical and humanitarian organization that provides care to people in need, people affected by natural or man-made disasters, and victims of armed conflict, without discrimination and without regard to race, religion, creed or political affiliation (MSF Charter).

“The MSF office in Zurich represents the organization towards public and private stakeholders, as well as the Swiss government and supports MSF OCG in Geneva in the areas of fundraising, human resources, media and public relations in non-French speaking Switzerland.

L’assistant et l’officier manager fournissent un soutien administratif au représentant de MSF et au chef du bureau de Zurich, y compris les relations extérieures, et veillent au bon fonctionnement de l’administration du bureau de Zurich, de la gestion des installations et du front office. "

Tâches et responsabilités

• Soutien, le chef du bureau de Zurich dans la gestion de l’agenda quotidien, des rendez-vous et des réunions de l’organisation (internes et externes).

• Soutien à l’organisation des réunions et des événements du bureau ou du département organisés au bureau de Zurich ou par celui-ci, y compris l’établissement de l’ordre du jour, la rédaction des procès-verbaux et les dispositions logistiques.

• Responsable des tâches de réception, y compris les visiteurs, les courriels officiels et les demandes de renseignements téléphoniques et le traitement des demandes.

• Gérer les besoins administratifs du bureau, y compris la gestion des stocks de matériel de bureau et d’installations, la gestion des factures.

• Coordination avec Logistics Geneva et divers prestataires locaux.

• Coordonner la gestion interne des connaissances de l’information et l’archivage.

• Fournir un soutien de secours au personnel de Zurich au besoin

Your profile

Education

Essential : Commercial school with a federal examination or similar qualification

• Commercial School with a Federal examination or similar qualification

• Tertiary degree or equivalent

Desired : Additional relevant qualifications or certifications

 Experience

Essential :

• Previous experience as an assistant in project coordination or management.

• Project management

Desired : Experience with an NGO/international organization is a plus.

Languages

Essential:

• German and Swiss German (fully fluent C2)

• French and English (C1 fluent written/oral)

Desired:

• Italian would be a plus

Skills/ Technical competencies

• Good secretarial skills, client oriented (writing / oral) with attention to detail.

• Facility and event management.

• Exposure to the NGO world and/or humanitarian topics, a plus.

• Proficiency in IT, internet navigation, and office software

Personal Abilities/Qualities

• Organized, with good planning skills and attention to detail.

• Dynamic and motivated with good people skills and diplomatic attitude

• Team player, Autonomous, Creative and aptitude for taking initiatives

• Values the working environment (both processes and premises)

• Values the happiness and satisfaction of staff members

• Flexible and open to change

• Ability to work in a multi-cultural, multi-disciplinary team

Terms of employment

• Full-time position 100% (40h/week)

• Open-ended contract

• Working place: Zurich, Switzerland

• Ideal start date: January 5th, 2026

• Gross annual salary (for 100%): from CHF 80’856.- to CHF 97’224.- (salary commensurate with equivalent experience and internal salary grid)

• Congés payés : 25 jours par an, au prorata temporis, plus les jours fériés suisses compris dans la durée du contrat.

• Plan de pension : contribution retraite prise en charge à 3/4 par MSF, 1/4 par le personnel.

• Forfait de relocalisation en cas de déménagement d’un autre pays vers la Suisse.

Comment postuler

Les candidats sont invités à soumettre leur candidature exclusivement via notre plateforme de recrutement, en suivant les directives suivantes :

• CV (maximum 2 pages)

• Lettre de motivation (maximum 1 page)

• Les documents doivent être soumis en anglais ou en français.

La date limite de candidature est le 30 novembre 2025.

Nous nous réservons le droit de clore ce poste vacant plus tôt si nous recevons un nombre suffisant de candidatures de qualité.

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